各位長官、同仁，收信平安：

因應系統功能調整及近期公文簽辦所彙整之各項提醒及宣導，請大家共同遵守。

※宣導一--「判行並陳閱」、「陳閱」操作方式改變

現有公文系統中「判行並陳閱」或「陳閱」給長官的文，會因流程卡在陳閱主管處，而增加公文辦理天數及影響發函作業。經公文執行小組討論後提出「不卡流程」修正建議，並經 鈞長同意。

自12月1日起，「判行並陳閱」及「陳閱」的文，將調整有如《副本通知》之概念使用。相關修正說明及操作方式改變，詳如附件。

※宣導二-- 請刪除預設流程之「順會」項

公文處理狀態中，原「送會」與「順會」狀態，統一以「送會」稱之。若各位同仁於自訂之預設流程中，設有「順會」之選項，請務必修正為「送會」流程，以免影響公文之傳送。

※宣導三-- 請增加「主秘辦公室」後之流程設定。

需上陳的公文，其流程除設到「陳核→主秘辦公室」外，各單位應依分層負責表設定最高流程至「陳核→副校長室」或「陳核→校長室」，最後也應將流程設「回承辦人」。

※宣導四-- 函稿製作時，「説明」項之依據應隨文上陳

函覆時，應以同文號辦理，若來文已歸檔，後續函覆時亦應將原來文(或辦法、規定)以附件或參考夾夾帶，供簽核長官了解。

※宣導五-- 「公假、公差假」申請相關提醒

提醒一：依本校「教職員工國內公差差旅費報支要點」規定，出差人員於距本校三十公里內地點洽公時，一律不另支差旅費。

提醒二：奉派出差者，以「公差假」計，簽呈中應明列請假天數(含日期)及支應經費來源。

提醒三：教職同仁因執行各項專案計畫(如：各類補助案、國科會計畫、產學合作案等相關計畫)擬提出請假申請者，以「公假」計，並於假單之簽呈或申請單中加註補助項目及經費來源)。

提醒四：兼行政之教師，擬以公文提出公假或公差假申請時，請依該申請目的評估公文簽辦流程。

◎    因學術目的提出→先經行政單位主管同意→再經學術單位主管同意→教務長決行((2天以內(含)之公假)，而需會簽其他單位是否提出公假申請或簽請2天以上之公假簽呈，應依分層負責表上陳。

◎    因行政目的提出→行政單位主管決行((2天以內(含)之公假)，而需會簽其他單位是否提出公假申請或簽請2天以上之公假簽呈，應依分層負責表上陳。

以上，若您對公文之使用有疑惑者，歡迎來電。

系統使用及操作諮詢 秘書室 鄭美惠組長 (分機1113)

                   文書組 沈秀香組長 (分機2551)

  系統問題諮詢 系統管理組 張世奇先生 (分機2856)

公文執行小組 敬啟100.11.30